Planner: La solución a la saturación de tu email

¿Has contado cuántos email internos recibes al día? ¿Te sirven para medir el desempeño de una tarea compartida? ¿Conoces Planner?

 

Vamos a hacer un ejercicio sencillo, agrupando los tipos de email que recibes, y mentalmente intenta cuantificarlos y medir cuánto tiempo de trabajo te suponen:

  • GRUPO 1: Mails de externos a la Organización.
  • GRUPO 2: Mails internos de compañeros de trabajo.
    • GRUPO 2-1: Relativos a informes compartidos.
    • GRUPO 2-2: Relativos a ejecución de tareas.
    • GRUPO 2-3: Otros (el vídeo del gatito, etc.)

 

En esta entrada nos olvidamos de los email del GRUPO 1, así como los del GRUPO 2-3.

Los email del GRUPO 2-1 deberían eliminarse si usas PowerBI, porque ya no se trata de que te envíen informes a diario (arcaico), sino de que los tengas disponibles para tu consumo, actualizados, en cualquier momento y desde cualquier lugar y dispositivo (actual)…

Para saber más, te invito a darte una vuelta por mi Blog de Business Intelligence

El objetivo de la entrada de hoy es explicar con más detalle cómo eliminar los email del GRUPO 2-2 gracias a PLANNER

Planner es una sencilla aplicación incluida en tu licencia de Microsoft Office 365, con la que asignar o controlar las tareas que te han asignado, creando un Plan de trabajo compartido para todos los miembros de un Grupo.

Además, se puede sincronizar con tu calendario de Outlook, así que es una forma impresionante de tener un listado único de tareas por hacer, que irás marcando como completadas a medida que las vayas cerrando, agregando los comentarios o los documentos adjuntos que sean necesarios.

Por supuesto, podrás medir el desempeño de cada uno de los miembros del equipo de trabajo, y asegurarte de que todos estáis alineados y conocéis el avance real y actualizado de cada proyecto o tarea.

 

En el vídeo de hoy, explico el uso de Planner dentro de un proyecto completo de Business Intelligence y Automatización de Procesos de Trabajo que lanzaremos a finales de año.

 

 

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ANTONIO TAPIA | Socio fundador


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