Microsoft Office365: El eterno desconocido para los Hoteles

¿Alguna vez te has parado a pensar cuántas soluciones informáticas de terceros estás pagando?  ¿Has contado cuántos programas sueltos utilizas?  ¿Sabes cuánto dinero se te está escapando, sin tener una solución única que dé respuesta a tus necesidades?

 

Pues te recomiendo que no lo hagas, porque se te van a poner los pelos de punta… Ya seas un hotel independiente, o una gran Cadena Hotelera.

En la entrada de hoy voy a hacer lo que Microsoft no ha conseguido, que es explicarte todo lo que te ofrecen con Microsoft Office 365, a un precio aproximado por licencia de 34.40 €/mes (más aquí)

 

Voy a estructurar esta entrada por algunas de las soluciones incluidas en ese precio (hay muchas más, pero estas son las que considero esenciales), para que veas el alcance que tiene, y la respuesta que da a tus necesidades.

Y para hacerlo más palpable, al final te mostraré una aplicación práctica que estoy implantando en una Cadena Hotelera -bueno, en realidad dos-, y que lanzaré al Mercado en un par de meses.

 

GROUPS, O CÓMO ORGANIZAR EQUIPOS DE TRABAJO

Crear grupos en Microsoft te permite dar acceso a las diferentes soluciones, únicamente a aquellas personas que forman parte de un Grupo, como por ejemplo el equipo comercial, el equipo de operaciones, recursos humanos, etc.

Además, se crea una única cuenta de correo electrónico y un calendario, donde con un único envío (tarea, email, reunión, etc.), se pasa la notificación a todos los miembros, olvidándote del eterno “lo siento, se me olvidó ponerte en copia“.

Por supuesto, ese filtro es de nivel 1, pero después puedes, en las diferentes soluciones, agregar un nivel de seguridad adicional para los componentes del grupo, limitando su acceso a los contenidos.

 

POWERBI, LA REVOLUCIÓN DEL BUSINESS INTELLIGENCE

¿Sigues creando y manteniendo informes en Excel?  ¿Has dejado Excel atrás y te has pasado al BI contratando carísimas soluciones como Microstrategy? ¿Estás pagando una solución de BI pero sigues contratando un RMS, o una empresa externa para que convierta tus datos en Información?

PowerBI es la solución perfecta para recopilar datos desde cualquier origen (PMS, TPV, Contabilidad, Recursos Humanos, Google Analytics, MailChimp, bases de datos de SAP, desde donde quieras), transformarlos y convertirlos en informes dinámicos de actualización programada.

Olvídate de procesos manuales, y que todo tu equipo se centre sólo en analizar la información y detectar oportunidades de mejora, y no pierdan ni un minuto haciendo tareas no operativas.

Por supuesto, todo desde un único lugar, sin tener que abrir siete programas informáticos para llegar al dato que buscas.

Gracias a los Grupos, los informes de cada área se distribuyen a los miembros de cada grupo, y además puedes agregar un nivel de filtrado adicional, para que por ejemplo el Director del Hotel A, no vea los datos del Hotel B, mientras que el CEO vea los datos de todos los Hoteles.

ONENOTE, O CÓMO RECOPILAR TODA LA DOCUMENTACIÓN

¿Tienes una estantería llena de carpetas con procesos, procedimientos, registros legales y papeles desconocidos, cubierta por unas telarañas de alta densidad?

OneNote te permite, entre otras muchas cosas, recopilar en un entorno online y seguro (con acceso restringido por ejemplo, a un grupo 😉 , toda esa documentación y registros, para que no sólo no te preocupes porque puedan desaparecer, sino que te asegures que todos tienen acceso allá donde estén (nunca se sabe cuándo te puede hacer falta un papel).

Lógicamente, se pueden crear perfiles de visualización (sólo ves, no editas), y de edición (para aquellos que vayan a mantener el repositorio de documentación).

Me dejo mil facilidades más de OneNote, pero ésta puede ser una aplicación de alto valor para tu Hotel, cuando tienes inspecciones oficiales, certificaciones de calidad, etc.

 

FLOW, O COMO AUTOMATIZAR PROCESOS REPETITIVOS

¿Dime que no tienes tareas diarias que podrían automatizarse? Pues eso es lo que hace Flow, con una configuración sencillísima.

Desde algo básico como extraer archivos adjuntos de un mail y colocarlos en una carpeta específica, hasta relacionar diferentes acciones para que se ejecute una secuencia programada (aquí tienes una lista de aplicaciones conectadas).

Ahora piensa en el tiempo que vas a ahorrarte al evitar toda esa rutina que no aporta valor, y dime que no te atrae la idea.

 

PLANNER, O COMO DEJAR DE ABUSAR DEL CORREO ELECTRÓNICO

Piensa un momento en todos los mails que recibes a diario de miembros de tu empresa…

Ahora voy a hacer tres agrupaciones de los mismos:

  1. Envío de Informes Diarios (producción, comercial, etc).
  2. Solicitudes de autorización o conversaciones para organizar tareas (p.ej. cierra ventas a tal agencia y sube el precio tal día, o cómo llevas la organización del evento X, o avísame cuando hayas terminado lo que sea que tengas que hacer).
  3. Otros asuntos no vinculados a la empresa 😉

Pues bien, el grupo 1 lo tienes resuelto con PowerBI, porque tú accederás directamente a los informes en cualquier momento y desde cualquier lugar, no hace falta tener a alguien dedicado a preparar el informe y distribuirlo…

Y para el grupo 2 está Planner, una sencilla aplicación con la que asignar o controlar las tareas que te han asignado, creando un Plan de trabajo compartido para todos los miembros de un Grupo.

Además, se puede sincronizar con tu calendario, así que es una forma impresionante de tener un listado de tareas por hacer, que irás marcando como completados a medida que los vayas cerrando, agregando los comentarios o documentos adjuntos que sean necesarios, para que todos los miembros del Grupo estén alineados.

¿Cuántos emails te has quitado de encima? En teoría ahora tu bandeja de entrada sólo debería tener emails de personas de fuera de la Organización, más los emails internos del grupo 3 (el vídeo del gatito, etc.).

 

TEAMS, O COMO IR MÁS ALLÁ EN EL TRABAJO DE EQUIPO

Teams, según lo veo yo, es la fusión de Planner (para la gestión de tareas), Skype (para videoconferencias y conversaciones) y Outlook (para la organización del calendario).

Ideal para una Cadena Hotelera que quiera comunicar a los miembros de hoteles y corporativo en un entorno privado, en lugar de tener conversaciones telefónicas, emails tradicionales y ningún control del avance de las tareas.

 

SWAY, O COMO IR APARCANDO POWERPOINT

Acuérdate de esa presentación para la que destinaste horas, y que has guardado en un pendrive para llevar a tu reunión con quien sea, y cuando te prestan el ordenador que está conectado al proyector, no reconoce el USB, o tiene una versión anterior de PowerPoint y destroza el diseño…

Sway es la solución ideal no sólo para evitar esas situaciones, sino que además te permite crear presentaciones a otro nivel.

Al diseñar presentaciones, éstas se almacenan en una dirección web privada (así que adiós al usb), y además se visualizan desde cualquier navegador (así que adiós a las versiones de office).

Por supuesto, al formar parte de Office 365, está integrada con el resto de soluciones, así que puedes “incrustar” un informe dinámico de PowerBI, vídeos del canal Stream (el YouTube para la empresa de Microsoft), y todo lo que te imagines, con un diseño alucinante y de muy fácil configuración.

 

ONEDRIVE, O COMO ALMACENAR DATOS EN LA NUBE

Piensa en tu ordenador, y ahora dime por favor que no tienes todos los archivos y documentos guardados en local (es decir, en el ordenador)… Si es así, pregúntate qué pasará si mañana se rompe el disco duro (porque no va a ser fácil recuperar todos los datos).

OneDrive es el servicio de almacenamiento en la nube de Microsoft, que te permite sincronizar tu cuenta de Office 365 con tu equipo de trabajo, pero es tan sofisticado que, en realidad, vas a pensar que la carpeta de “Mis cosas” está en tu ordenador, cuando en realidad se está almacenando en la nube.

Si no tienes conexión a internet no pasa nada, puedes trabajar con todos los archivos como si nada… En el momento en el que el equipo se conecte a internet, se iniciará el proceso de sincronización, para guardar todo lo que habías hecho en la nube.

De esa forma, no sólo proteges con más seguridad tus archivos (por si te roban el equipo), sino que además puedes compartir los que quieras con otros miembros de la empresa, para editarlos de forma conjunta, sin necesidad de generar un tráfico innecesario de emails.

 

AZURE, EL QUE ESTÁ DETRÁS DE TODO

Este ni te sonará, pero es el responsable de que todo funcione.

¿Estás pensando en migrar todos tus servidores a la nube? Él lo hace posible.

¿Te suena lo de Machine Learning? Él te permite crear modelos autónomos.

Es muy para ITs, especialmente si están pensando en dejar de mantener servidores físicos y plantean dar el paso a la nube, y dudan entre Amazon, Google o Microsoft.

 

Y SHAREPOINT, O COMO ACCEDER A TODO DESDE UN ÚNICO LUGAR

¿Recuerdas cuántos programas usabas para gestionar tu día a día? Pues SharePoint es el lugar perfecto para unificarlos.

Desde un único entorno, vas a poder trabajar con toda la batería de soluciones que te he listado anteriormente (PowerBI, Planner, OneDrive, OneNote, etc), sin necesidad de ir aplicación por aplicación (aunque también podrías hacerlo si lo prefieres).

Y por supuesto crearás SharePoints para todos los miembros de la Organización (la intranet de la empresa, noticias, programas formativos, etc), así como SharePoints específicos para Grupos (área comercial, operaciones, etc.), para que los usuarios tengan acceso sólo a aquello para lo que tienen permisos.

Recuerda, todo eso (menos Azure) por 34,40€/usuario/mes

Echa tus números y dime si vale o no la pena conservar todo lo que tienes, o concentrarlo en una única solución.

Y si todavía no te has cansado de leer esta entrada, te adelanto la aplicación práctica que te comentaba al principio:

 

 

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ANTONIO TAPIA | Socio fundador


Asesoro a Propietarios, Consejos de Administración y Alta Dirección, para que mejoren los resultados de sus Hoteles a través de: tapia.expert


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