BI: Gestión de Almacenes

Hoy te voy a enseñar cómo puedes controlar, de una forma óptima, la Gestión de Almacenes.

Espero que cuando llegues al final del artículo, lo primero que hagas sea comprobar que tu nivel de stock en almacenes no está disparado.

Lo primero que te diré es que si reduces el análisis de Gestión de Almacenes a algo tan nimio como el cálculo de euros consumidos por cliente alojado, o coste de menú por pensión alimenticia, o consumo de droguería por habitación ocupada, estás a años luz de optimizar la gestión de compras de tu negocio.

Y teniendo en cuenta el número de almacenes que tiene un hotel (economato, cocina, comedor, bar, pisos, mantenimiento, etc), simplificar tanto el análisis implica asumir un gran riesgo, aunque no seas consciente de ello.

Pero antes de seguir, y sólo si quieres refrescar conceptos, te invito a que abras el siguiente desplegable, donde analizo cómo se calcula el consumo, y el efecto de las variables que componen su fórmula…

¿Cómo se calcula el Consumo ?

CONSUMO = EXIST. INCIALES + COMPRAS + ENTRADAS – SALIDAS – EXIST. FINALES

Debo reconocer que, cuando aprendí esta fórmula hace años, la verdad es que ni la entendí, ni era para nada consciente del alcance que tiene, y de la importancia de cada una de las variables que la componen:

CONSUMO: Es el resultado final de toda una gestión, y la cifra que usarás para dividir entre clientes, habitaciones, etc… Pero claro, todas las desviaciones que se generen en cualquier variable de la fórmula, las asumirá el cliente, y si tienes un hotel de un volumen importante y las desviaciones no son escandalosas, al final se diluirá y ni te darás cuenta de que ha existido.

EXISTENCIAS INCIALES: Es el stock, en unidades y coste, que tienes parado en tu almacén el primer día del mes, y que es necesario para poder vender productos a clientes y llevar a cabo el servicio… Se calcula gracias a la realización de inventarios, así que si no haces inventarios en el hotel, mal asunto.

COMPRAS: El nombre lo dice, lo que compras (y pagas) a los proveedores durante el período, para poder disponer de productos en el almacén para llevar a cabo las ventas… Importante el apunte de lo de pagar, porque si compras pagas, y si te pasas comprando este mes, te va a tocar pagar algo que a lo mejor no logras vender hasta el mes que viene, y ese es un muy mal negocio, porque primero merma tu flujo de caja, y lo peor es que te quedas guardando tú cosas en tu almacén, a riesgo de que se rompan, desaparezcan, caduquen, etc… Y todo lo que se rompa/desaparezca/caduque, al final “lo consume” el cliente.

ENTRADAS O SALIDAS: Los traspasos que se hacen entre departamentos; Si el bar le pide un vino al almacén central, por ejemplo, el bar tendrá una entrada de un vino (a sumar a las compras), y el almacén tendrá una salida de un vino (a restar a las compras); Si no se registran bien los traspasos entre departamentos, lo que puede pasar es que el bar, en un momento dado, haya vendido 5 vinos y sólo haya consumido 2 (raro no??), y paralelamente el almacén, que nunca debería tener consumo, de repente ha consumido 3 botellas de vino que no ha vendido a nadie (y eso lleva a pensar que alguien se lo pasa muy bien en el economato!!).

EXISTENCIAS FINALES: Igual que las inciales, lo que pasa es que son las que te quedan el último día del mes… Lógicamente, las existencias finales de enero, son las existencias inciales de febrero, y así sucesivamente; Como mínimo se recomienda un inventario mensual, aunque si quieres llevar un seguimiento muy de cerca, y tienes recursos para hacerlo, puedes inventariar 2 veces al mes… Lo que nunca deberías hacer es no inventariar, es un error garrafal!!

Voy a profundizar en la fórmula del Consumo C=EI+C+E-S-EF

    • Si a las existencias finales les restas las existencias inciales, la diferencia (en euros y unidades), será la Variación de Existencias… Si es positiva, significa que a final de mes estás guardando más cosas en tu almacén, de las que tenías al principio, luego has comprado productos en el mes no sólo para consumo de clientes, sino para cargar más tu stock (menos dinero en caja, más riesgo, etc)… Si el resultado es negativo, la lectura es que has comprado al proveedor en menor medida de lo que el cliente ha consumido, ya que has aportado productos que ya tenías en tu almacén para compensar lo que has comprado de menos.
    • Si divides el cónsumo total entre el número de días del mes, tendrás una referencia de lo que se consume de promedio al día; Y si sabes cuánto stock tienes en almacén a final de mes (existencias finales), y esa cifra la divides entre el consumo promedio diario, al resultado se le llama Días de Rotación de StockEl significado es muy sencillo, son los días con los que, subsistiendo con lo que tienes parado en almacén, podrías dar el servicio a los clientes, sin tener que recurrir a proveedores externos ni comprar nada.
  • Y ahora una más rebuscada: Si sabes que el proveedor de vinos te sirve cada dos días, y sabes que tienes en almacén vino para aguantar ocho días, está claro que tienes Excedente de Stock en el almacén (que puede romperse, desaparecer, etc, etc, aumentando el consumo final del período).

¿ Cómo configurar este sistema ?

Si tu software de compras es capaz de generar un archivo que indique por meses, almacenes, familias y artículos, las existencias inciales, compras, entradas/salidas, existencias finales y, en consecuencia, el consumo, entonces todo lo demás es sencillísimo.

Guarda ese archivo en una carpeta y con PowerBI© (en su versión gratuita de escritorio), podrás montar un informe de seguimiento que te permita ser consciente de en qué artículos estás arriesgando tu dinero (porque has pagado por algo que no necesitas, y que corre el riesgo de romperse, caducar o desaparecer, incrementado el consumo del período).

¡ Te muestro a continuación el resultado !

¡ La semana que viene Análisis de Resultados !

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ANTONIO TAPIA | Socio fundador


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