En mis inicios profesionales, cuando tenía que organizar reuniones, banquetes y otro tipo de eventos de lo más variados, siempre me encontraba con un sistema de trabajo que me obligaba a dedicar demasiado tiempo a la concreción de los detalles del evento.

En otras ocasiones, como contratador de un evento, tenía que visitar en numerosas ocasiones el hotel, por un lado, y esperar un tiempo determinado para recibir presupuesto de cada una de las modificaciones que solicitaba sobre la oferta inicial recibida.
 

Generalmente, el sistema de gestión y cotización de eventos suele pasar por las siguientes fases:

 
1: El cliente viene al hotel y se le presenta la oferta genérica y los salones.
2: El cliente se lleva la documentación y la analiza y compara.
3: El cliente llama o visita el hotel para bloquear la sala y pagar depósito.
4: El cliente solicita modificaciones en la oferta.
5: El equipo del hotel modifica la cotización y la adapta al cliente.
LOS PASOS 4 Y 5 SE REPITEN HASTA CONFIGURAR LA OFERTA DEFINITIVA
6: El cliente viene al hotel para formalizar los datos del evento.
7. El hotel prepara la orden de trabajo y la entrega a los departamentos.
8: El cliente liquida el importe restante del evento.
9: Se celebra el evento.
10: Se obtiene el feedback del cliente.
 
Y la conclusión de este procedimiento es que ni es ágil para el cliente, ni óptimo para el organizador, pues implica una dedicación excesiva de ambas partes para formalizar el evento, ocupando un tiempo excesivo.

Es por eso que, al final, decidí investigar la posibilidad de agilizar este procedimiento, favoreciendo a todas las partes, por un lado, y permitiendo incluir al cliente dentro del proceso de organización de una forma mucho más activa.

Todo pasa por crear un formulario en una hoja de cálculo u otra plataforma que el cliente pueda utilizar en su propio ordenador, que contemple toda la oferta disponible y que calcule el precio final, en función del tipo de evento, montaje, número de asistentes, horario de uso, etc.
 

Con este nuevo procedimiento, las fases se reducen a:

 
Paso 1: El cliente viene al hotel, se le enseñan los salones, y se le explica el funcionamiento de la aplicación.
Paso 2: El cliente , desde su casa, modifica la oferta obteniendo en tiempo real el presupuesto.
Paso 3: El cliente formaliza el evento y paga el depósito y se genera automáticamente la orden de trabajo.
Paso 4: El cliente liquida el importe restante del evento.
Paso 5: Se celebra el evento.
Paso 6: Se obtiene el feedback del cliente.
 
Lógicamente, elaborar un sistema de cotización automática implica tener en cuenta, entre otros aspectos:
– Los costes fijos por uso del salón.
– El horario de ocupación del salón.
– El servicio de personal necesario en función del número de asistentes y tipo de eventos.
– Margen de Beneficio que queremos obtener por alquiler del salón, por un lado, y en función de lo que nos contraten, por el otro.
– La combinación de diferentes eventos en un mismo programa (reunión, coffee break, almuerzo, cena, barra libre, proyector, etc).
 
Variables que, si bien implican cálculos muy sencillos, no deben dejarse de lado, pues son la clave para una cotización correcta para cada tipo de programa solicitado.

Dejo a continuación una muestra de un ejemplo de funcionamiento del programa que se pone a disposición del cliente, bien mediante descarga por la web de hotel, o bien mediante entrega de CD/pendrive, o envío por email tras la primera visita a nuestras instalaciones:


 

Y, como no, dejo también el acceso al post Videotutorial:HCC-Cotizacion MICE©, en el que muestro cómo configurarlo paso a paso.

 

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